SYSTEM 2001 --------- Praktyczny Business Intelligence
Strona główna
Produkty i usługi
Case Studies
Blog Krisa
Pliki do pobrania
O nas
Excel - platforma analiz biznesowych
VBA - język programowania dla analityków biznesowych
MS Access - wsparcie analizy biznesowej
SQL dla analityków
Analizy biznesowe
Szkolenia i warsztaty dla firm

Wojciech Gardziński, Krzysztof Rumiński
Czego Uczymy?

Wyjaśnimy to na przykładzie Excela

Dawno już nie spotkaliśmy początkującego użytkownika Excela.
Podczas naszych kursów poznaliśmy zaś parę tysięcy „zaawansowanych” użytkowników. Darujcie państwo ten cudzysłów. To nie zarzut. To fakt. Nasi nowi znajomi, zanim przyszli na kurs, używali go w sposób naprawdę zaawansowany, ale często mniej lub bardziej intuicyjnie.

Przyjazność narzędzia, które przeciętnemu użytkownikowi jawi się jako „naturalne” i łatwe w obsłudze środowisko pracy, jest jednocześnie pułapką. Pułapką popadnięcia w rutynę „oczywistych” sposobów rozwiązywania skomplikowanych problemów analitycznych.

A Excel jest nie tylko przyjazny i łatwy w użyciu. To potężne narzędzie do najbardziej zaawansowanych analiz z dostępem do danych znajdujących się we wszystkich zakątkach świata.
I z tego faktu zdaje sobie sprawę niewielu użytkowników. Jeszcze mniej umie skorzystać z cząstki tej funkcjonalności.
Nasza ambicją jest uczynić z „zaawansowanych”, ambitnych użytkowników - użytkowników profesjonalnych.

Co osiągamy podczas kursu?
Pokazujemy innego Excela - nie „narzędzie do tabelek”. Pokazujemy profesjonalne narzędzie przeznaczone dla świadomego jego zalet, bogactwa możliwości i zastosowań (ale i wad!), użytkownika.

To proste?
Czasem prosta tabelka zawiera trudne zadanie. Oto przykład:
Wyobraźmy sobie tabelę z listą faktur – jedną z dziesiątek tabel danych, z którymi zmagamy się w naszej codziennej pracy.
Zadanie powinniśmy więc rozwiązać ekspresowo i rutynowo?


Zróbmy więc standardowy raport – ranking kontrahentów według wielkości sprzedaży.
Proste?
Jeżeli Excela traktujemy, jak zwykły arkusz kalkulacyjny, to zadanie wcale nie jest ani łatwe, ani trywialne. Spróbujmy….

Już?
Prawda, że problemy się pojawiają? I że pojawiło się parę trudnych pytań?
- Jak zrobić unikalną listę klientów?
- Jak posumować dane po klientach?
Posortowanie sum jest już trywialnie proste, ale do otrzymania tych sum jest jeszcze daleka droga.

A to dopiero początek.
Jeśli nasz raport ma być częścią realnej architektury informatycznej, pytania stają się trudniejsze:
•    Jak sprawić, aby dane pozostały w formie źródłowej, a raport tworzył się bezpośrednio na podstawie tych danych?
•    Jak sprawić, aby zadanie było powtarzalne („odświeżalne”) – czyli - aby nowe dane w źródle danych nie wymuszały na nas całej pracy od nowa?
•    Jak opublikować raport, czyli udostępnić go określonej (przez nas) grupie osób?

A może istnieje jeszcze wiele innych możliwości, o których nawet nie wiemy, że istnieją?

Przyjmijmy więc, że możliwości są prawie nieograniczone. Problem nie w możliwościach.
Problem w prawidłowym określeniu tego, czego  c h c e m y.

Bo aby dobrze coś zrobić, cokolwiek, trzeba przede wszystkim wiedzieć, czego się chce.

Czego więc chcemy my – analitycy?

SŁODKIE siedem wymagań: Szybko, Łatwo, bez Ograniczeń (na wielkość danych), Drill-down, Koniecznie uniwersalne raporty, Integralnie ze środowiskiem, Elastycznie.

No dobrze. Żarty na bok. Omówmy siedem wymagań na profesjonalnie wykonany raport.

•    Chcemy mieć łatwy dostęp do danych z różnych źródeł, z różnych systemów, w różnych formatach.
•    Nie chcemy mieć ograniczeń, co do ilości danych i wielkości baz, w jakich dane są zawarte.
•    Chcemy przechodzić dowolnie od ogółu do szczegółu i odwrotnie („Drill – down”).
•    Chcemy szybko otrzymywać raporty.
•    Chcemy kategorycznie raportów uniwersalnych, z parametrami. Zmieniamy parametry i już! A nie: przerabiamy raport, gdy przychodzi nowy    okres sprawozdawczy! Nie bójmy się ukrytego bezrobocia w działach controllingu. Będzie dużo pracy. Za to o wiele ciekawszej. Pamiętajcie: Koniecznie!
•    Chcemy mieć narzędzie elastyczne, ponieważ nasze potrzeby są zmienne.
I wreszcie …
•    Chcemy, aby Excel stał się częścią naszej infrastruktury informatycznej na poziomie korporacyjnym.

To ostatnie wymaganie jest często zupełnie ignorowane. A jest bardzo ważne. Może tak samo, jak „Koniecznie uniwersalne”.
Musimy wyprowadzić Excela z getta pogardzanej i wstydliwie traktowanej grupy „aplikacji biurowych”. Takich narzędzi dla sekretarek. Przy całym szacunku dla sekretarek.
I nadać mu rangę, na jaką zasługuje. Jako integralnego składnika infrastruktury informatycznej firmy.

Czy nie za dużo chcemy?

Otóż, nie! Excel to wszystko oferuje. I my „jakoś” sobie z tym radzimy na co dzień.
Pytanie tylko, czy rzeczywiście efektywnie?

Czego więc nam brakuje lub czujemy, że da się to ulepszyć? Przede wszystkim musimy na Excela spojrzeć nieco inaczej, bardziej z góry – od strony celu naszych działań i bardziej z boku, z punktu widzenia informatyka.

Bo Excel, użytkowany profesjonalnie, to narzędzie dla analityków, którzy nie boją się zostać prawdziwymi informatykami. Pełnoprawnymi. Współpracującymi, jak równy z równym, z informatykami „systemowymi”. Którzy są w stanie nam pomóc. Pod warunkiem, że naprawdę wiemy, czego chcemy.

Jak to osiągamy na kursie?

Pierwsza część kursu to przegląd „klasycznych” umiejętności pracy w Excelu, które jednak, jak się okazuje, często nie są prawie w ogóle znane przeciętnym użytkownikom.

To nauka sprawniejszego posługiwania się klawiaturą i (a nie przede wszystkim!) myszką, umiejętność definiowania raportów w sposób prawidłowy (czytaj: profesjonalny), czyli wyraźne oddzielenie danych od formuł umieszczanych w raportach i parametrów raportów oraz
użycie niektórych, mniej znanych funkcji dla uczynienia raportów bardziej elastycznymi, lepiej pokazującymi zawarte w danych informacje i lepiej zabezpieczonymi przed „naiwnymi” użytkownikami, czytelnikami naszych raportów.

Druga część, ukazująca najmniej znany, a naszym zdaniem najbardziej przydatny w praktyce analiz, aspekt Excela.
Aspekt dostępu do danych źródłowych i efektywne przekształcanie tych danych w informacje biznesowe.

W praktyce często jedynym sposobem pozyskiwania danych z systemów transakcyjnych (czyli tych, na których oparty jest biznes, a które są źródłem danych do analiz) są różne pliki: wydruki (pliki tekstowe, dobrze wyglądające na wydrukach) lub eksporty tekstowe (pliki tekstowe, składające się z wierszy, w których poszczególne elementy są oddzielone przecinkiem lub innym separatorem), „eksporty do Excela” (pliki otwierane w Excelu).
Obok istnieją słowniki, tj. dane użytkowników.
Wszystko to są surowe dane, wymagające dalszej obróbki, jeszcze przed rozpoczęciem analizy.
Trzeba je w Excelu uszlachetniać, więc wszystko importujemy do Excela.

Granica pomiędzy warstwą danych, a warstwą analiz jest kluczowa dla prawidłowej struktury raportu. A właśnie w większości rzeczywistych raportów trudno ją określić.

Nie dziwmy się, że w takiej „architekturze” Excel nie spełnia naszych wymagań.

Dlatego właśnie przedmiotem drugiej części kursu są ćwiczenia dostępu do danych i ich analizy w środowisku informatycznym o prawidłowej architekturze.

Problemy dostępu do danych, z którymi spotkamy się na kursie
1.    Zacznijmy od końca. Analityk, sporządzając raport, łatwo i bez przeróbek umieszcza raport w systemie informacyjnym firmy. Tam, gdzie odpowiedni pracownicy mają do niego dostęp i uprawnienia. Do zmian lub oglądania.
Zamiast wysyłać go do szefa, a ten go odesłał dalej, aby ktoś poprawił i odesłał.
Wreszcie raport został uzgodniony, a wynik… ktoś przepisał ręcznie do systemu transakcyjnego lub budżetowego, bo tam jest „bezpieczny”.
2.    A teraz cofnijmy się o krok.
Analityk ma wszystkie dane źródłowe w arkuszu. Teraz może skupić się na istocie swojego zadania. Zaprojektować strefę formuł i parametrów.

Może opracować formuły, których wynik ma wartość informacyjną. Jego formuły przekształcają dane na informacje.

Kiedy nadchodzi ten upragniony moment?
Wówczas, gdy w skoroszycie są już aktualne danymi do analizy.

3.    Cofając się znów o kolejny krok, odpowiedzmy na pytanie: Czy łatwo otrzymać te dane?
Oczywiście nigdy lub prawie nigdy, nie trzeba danych wpisywać ręcznie do Excela.
Dostajemy je zwykle w formie elektronicznej. I następnie je dostosowujemy do swoich potrzeb. Zwykle za każdym razem od nowa.
A pracochłonność tego procesu zależy nie tylko od (marnych) cech głównego systemu informatycznego. Także od naszych umiejętności zorganizowania środowiska.
A w całkowitej pracochłonności wykonania raportu ten etap ma zwykle znaczący udział.
Dlatego warto poznać kilka pojęć z zakresu teorii baz danych, zrozumieć istotę prawidłowej architektury analiz oraz nabyć trochę umiejętności, jak zapewnić sobie takie dane jak najniższym kosztem.

Trzecia część - to podstawy programowania VBA, dzięki czemu niektóre czynności można zautomatyzować, uzupełnić funkcjonalność Excela o specjalizowane funkcje. I nawet zacząć współpracować z całym środowiskiem Windows, z innymi aplikacjami Office, z serwerem SQL, z pocztą. Excel to składnik Windowsów. Integralny.

Szanowni Państwo,
Wymienione umiejętności, połączone harmonijnie w całość,  przekształcają przeciętnego, „zaawansowanego” użytkownika Excela w profesjonalnego analityka biznesowego.

Oto nasza oferta. Zapraszamy!
Wojciech Gardziński, Krzysztof Rumiński
Autorzy
 


Strona główna
Produkty i usługi
Szkolenia i warsztaty dla firm
Case Studies
Blog Krisa
Pliki do pobrania
O nas